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運転日報を有効活用！記載内容やデジタル化で業務効率化を図ろう
2023.03.13コラム
運転日報は車両を業務で使用する際に、走行距離やルート、日時などを記載しておく重要なツールです。
運行状況に無駄はないか、一部の運転手に負担がかかっていないかなどを把握するには、運転日報を適切に分析する必要があります。
しかし、日々の状況を記録するだけで終わっている企業も多く、業務改善などの経営課題にうまく利用できていないようです。
そこで今回は、業務の効率化を図るために、運転日報をどのように利用すべきかや、いま注目されているデジタル化について解説します。
ぜひご覧ください。
運転日報とは何か？
運転日報とは、勤務中に利用した自動車の運転状況を把握するため、必要事項を記載する日誌のことです。
自動車に備えつけてあり、運転業務が終わった時点で、運転者が記録します。
運送業では、以下のような内容を記載します。
- 氏名
- 自動車やトラックの登録番号
- 乗務開始と終了地点における場所と時間(運転手が交代した場合は、その場所と時間)
- 主な走行ルートと距離
- 休憩や仮眠をとった場合は、その場所と時間
- 貨物の積載状況
また、事故や遅延などが起こった場合は、その内容と原因なども記載することが求められます。
一方、それ以外の企業が営業活動などで自動車を利用する場合は、以下の内容の記載が必要です。
- 氏名
- 運転の開始と終了地点における時間
- 走行距離
- その他、運転状況を把握するために必要な情報
運送業と比較すると、記載事項が少ないのが特徴です。
しかし、これだけではしっかりとした車両管理・勤怠状況の把握が不十分な場合もあるでしょう。
そういった時は、情報を必要に応じて追加して構いません。
たとえば、
- 行き先
- 走行メーターの情報
- 給油した場所など
- アルコールチェックの結果
などを記載するといいでしょう。
特に決まった書式はなく、実際には以下のような形で記載することになります。
出典：一般社団法人徳島県トラック協会 運転日報見本
業種や企業によって、自動車の役割は様々です。
その業種に応じた情報を加えることを検討してください。
運転日報の活用方法
運転日報に記載する情報を決めることで、さまざまなことを把握できるようになります。
たとえば、ガソリンの給油量や回数、地点を記載することによって、その自動車の燃費がわかります。
あまりにも燃費が悪ければ、エコドライブを推進できますね。
また、車両の日常点検を加えておくとことで、車両の異常を早期に発見できるようになるでしょう。
さらに、運転状況を調べることで、従業員の労働管理の徹底や改善を図ることができます。
運転日報に書かれた内容は、現場での状況や様子を反映しています。
つまり、その記録を分析することで業務改善に役立てることが可能です。
リスクマネジメントや効率性などが重視される現代において、運転日報を有効活用することが求められています。
運転日報のデジタル化を推進しよう
運転手によって、日々記録されている運転日報ですが、紙のまま保管していませんか。
もちろん、紙で保管している企業も多いですが、紛失してしまう可能性もあります。
そこで、いま注目されているのが運転日報のデジタル化です。
デジタル管理では、以下のような情報が自動的に記録されます。
- 走行ルート
- 現在地
- 到着時間や停車時間
- 速度
- 危険運転の有無
つまり、より正確な実際の走行情報や利用状況が一目でわかるようになるのです。
これにより、管理者はこれまで以上に効率的な車両配置を検討したり、従業員の労働管理などを把握しやすくなります。
また、実際の運転手の動きが正確に分かります。
運転手も報告業務をしなくても良くなったり、誤記載の心配もありません。
デジタル化というと、複雑でややこしいという印象を持っている人や、コスト負担の心配を懸念する経営者も多いです。
しかし最近は、スマホやタブレットを使って管理するタイプもあり、使いやすさや導入の利便性が高まっています。
弊社のアルコール検知器 アルコールマネージャー® BACtrack®専用のアルマネ®クラウド新システムでも運転日報を作成することができます。
運転者様が自分でユーザー登録をして、そのままWEB上で運転日報を記入する仕組みになっており、それを管理者様が確認できます。
また、運転日報の情報をCSVデータとして活用することができ、入力されたデータから分析ができますので、業務効率化にも大いに役立ちます。
アルコールチェックの確認と共に、運転日報の確認ができるアルマネ®クラウド新システムは、一括で管理したい方におすすめです。
「もう少し効率的な配送を検討したい」「人が足りないが、どうしたらいいのか」といった経営課題にも対応できる、運転日報のデジタル化。
導入されていない企業様や導入を検討されている企業様は、ぜひ弊社にお気軽にご相談ください。
運転日報を活用して業務の効率化に役立てよう
運転日報の利用方法やデジタル化について解説しましたが、いかがでしたでしょうか。
運転日報はうまく活用することで、現場のさまざまな問題を解決することができます。
しかし、記載内容を増やすと手間もかかりますし、適切に分析することも難しいのが現状です。
いまは、運転日報はデジタル化することもできます。
弊社のアルマネ®クラウド新システムは操作も簡単で、正確なデータの収集や分析もスムーズに行うことができますので、業務改善にも役立ちます。
どこから手をつけていいのかわからない、と悩んでおられる企業様も、ぜひ一度、弊社にご相談ください。
企業様に最適なサービスのご提案をさせていただきます。
アルコールマネージャー®とは
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